Рано или поздно компании требуется сменить офис. Причины могут быть разными – это и расширение или, наоборот, сокращение штатов, и изменение стоимости аренды офисных площадей, и просто изменение обстановки.
Подходы к планированию переезда бывают разными. Некоторые компании прибегают к постепенному переезду. Такой подход занимает нескольких недель, а то и месяцев, в течение которых, структурные подразделения офиса постепенно перемещаются на новое место. Это позволяет плавный переход, без прекращения и нарушения процесса работы офиса в ходе переезда. Однако при этом существуют и некоторые отрицательные стороны. Прежде всего, проблемы возникают, если организация переезда спланирована и организована не совсем грамотно. В таком случае процесс переезда может затянуться на длительное время, гораздо дольше того, на которое был рассчитан. При этом возникают сложности с переносом коммуникаций. Отдельные подразделения в этот период функционируют с меньшей эффективностью, чем в обычном режиме.
Если офис предполагается сменить сразу, то в таком случае есть свои особенности. При штате сотрудников до 300 человек, это возможно осуществить в течение двух-трех дней. Для офиса, и в целом для работы, такой подход к переезду будет предпочтительнее, так как не позволит нарушить установленный ритм работы компании.
Очень важно предусмотреть то, чтобы новый офис был заранее подготовлен к переезду. Все коммуникации должны быть в рабочем состоянии. Это, в первую очередь, касается IТ подразделений, которые должны обеспечить все необходимое для нормальной работы персонала. Желательно исключить такие случаи, когда сотрудники приступили к работе, а в офисе продолжается ремонт: настилается ковролин, сверлятся стены, ведутся разгрузочные работы.
Необходимо составить план переезда, в котором точно обозначить комнаты в старом помещении и в новом офисе. Далее составляется схема или таблица, согласно которой будет размещено то или иное рабочее место.
Вся офисная мебель Санкт-Петербург, офисная техника, вещи сотрудников, архивы и прочая документация упаковывается и перевозится выбранной вами компанией-перевозчиком. Опытные специалисты сделают это наилучшим образом. Кроме того, практически все транспортные компании предоставляют услуги по организации страхования груза.
Однако есть вещи и предметы, которые желательно перевозить своими силами. Это, прежде всего дорогое серверное оборудование, различные системы безопасности, телефонные мини-АТС.
Заранее продумайте о подъездных путях, как к старому месту работы, так и к новому офису. Они должны быть свободными.
